Einleitung: Das kaufmännische Bestätigungsschreiben wird in der Baupraxis oftmals stiefmütterlich behandelt. Ein Urteil des OLG Bamberg (20.07.2023, Az. 12 U 9/22) beleuchtet nun nochmals die rechtlichen Folgen sowie Gefahren und verdeutlicht, weshalb in der Baupraxis Augenmerk auf diese Thematik gerichtet werden sollte.
Der Fall: Ein Auftragnehmer stellte eine Schlussrechnung, deren Restbetrag er vom Auftraggeber einforderte. Der Auftraggeber zahlte den offenen Betrag nicht vollständig. Die Parteien besprachen so dann in einem Telefonat am 13.09.2019 die noch offene Forderung.
Im Nachgang zu dem Telefonat sendete der Auftraggeber dem Auftragnehmer am 17.09.2019 eine E-Mail zu und fasste das Gespräch aus seiner Sicht nochmals zusammen. Es sei ein Einbehalt in Höhe von 5 % für die Gewährleistung vereinbart worden, der nach deren Ablauf ausgezahlt werde.
Der Auftragnehmer reagierte hierauf nicht.
Erst nach längerer Zeit forderte der Auftragnehmer in Widerspruch zur E-Mail vom 17.09.2019 den Auftraggeber zur vollständigen Begleichung der Rechnung auf. Im Telefonat vom 13.09.2019 sei etwas anderes besprochen worden.
Die Entscheidung: Das OLG Bamberg stellte fest, dass die E-Mail vom 17.09.2019 als kaufmännisches Bestätigungsschreiben zu werten sei. In Ausnahme zur Regel, dass Schweigen für gewöhnlich keine Willenserklärung darstellt, führe ein solches kaufmännisches Bestätigungsschreiben dazu, dass der Inhalt der zusammenfassenden E-Mail als vereinbart gilt. Ist der Empfänger anderer Auffassung muss er dem Inhalt widersprechen. Unterlässt er dies ist der Inhalt verbindlich.
Da der Auftragnehmer vorliegend nicht binnen einer angemessenen Frist widersprach, galt die E-Mail vom 17.09.2019 als inhaltlich verbindlich. Der Restwerklohn konnte nicht verlangt werden.
Fazit und Hinweise für die Praxis: Bei Empfang eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens ist es entscheidend unverzüglich zu reagieren, um den Inhalt nicht als verbindlich gelten zu lassen.
Es gibt zwar Ausnahmen, insbesondere dann, wenn der Absender den Inhalt offenkundig falsch wiedergibt oder unredlich handelt. Zur Vermeidung etwaiger Streitigkeiten ist der Auftragnehmer jedoch sehr gut beraten, sich und seine Mitarbeiter für derartige Konstellationen zu sensibilisieren.
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